Jak dobierać przetargi do swojej firmy – poradnik 2025

Praktyczny przewodnik, jak wybierać przetargi dopasowane do możliwości firmy, minimalizować ryzyko i maksymalizować zyski.

Jak najlepiej dobierać przetargi do swojej działalności gospodarczej

Wybór przetargu to strategiczna decyzja, która może przesądzić o rozwoju firmy. Źle dobrany przetarg grozi stratami finansowymi, przeciążeniem zespołu lub niewykonaniem zobowiązań. Przemyślana selekcja to szansa na stabilne kontrakty, referencje i rozwój.

1. Dopasowanie przetargu do profilu firmy

Zadaj sobie pytanie: czy ten przetarg pasuje do tego, co robimy najlepiej?

Firma IT – oprogramowanie, serwis systemów, doradztwo technologiczne
Firma budowlana – remonty, roboty adekwatne do skali działalności

Skup się na przetargach najbliższych Twoim kompetencjom – zwiększasz szansę na wygraną.

2. Analiza wymagań formalnych

Każdy przetarg zawiera kryteria udziału:

minimalne doświadczenie,
zasoby techniczne,
sytuację finansową.

Brak spełnienia jednego z warunków może skutkować odrzuceniem oferty.

3. Ocena opłacalności

Przed złożeniem oferty policz:

koszty realizacji,
możliwą marżę,
ryzyka (np. kary umowne za opóźnienia).

Nie zawsze największy kontrakt = największy zysk. Bezpieczniejszy mniejszy przetarg może być lepszy.

4. Kryteria oceny ofert

Coraz częściej nie tylko cena decyduje o wyborze. Liczą się także:

jakość,
innowacyjność,
termin realizacji,
gwarancja,
doświadczenie zespołu.

Jeśli wyróżniasz się jakością – wybieraj przetargi, w których cena nie jest jedynym kryterium.

5. Harmonogram i zasoby czasowe

Sprawdź:

dostępność zespołu,
sezonowość prac,
możliwość równoległej realizacji innych kontraktów.

Nie bierz zleceń, których nie zdołasz wykonać w terminie.

6. Skala przetargu a możliwości firmy

Mikrofirmy – małe kontrakty, brak nadmiernych wymagań finansowych i technicznych.
Średnie przedsiębiorstwa – większe inwestycje, ewentualnie konsorcja lub podwykonawstwo.

7. Analiza historii zamawiającego

Sprawdź:

czy zamawiający często ogłasza przetargi,
terminowość płatności,
warunki wcześniejszych umów.

Dzięki temu unikniesz problemów z niepewnym kontrahentem.

8. Priorytetyzacja przetargów

Ustal, w których warto wystartować:

Idealnie dopasowane – największe szanse na wygraną.
Rozwojowe – ambitniejsze, ale w zasięgu możliwości.
Do odrzucenia – wymagają zasobów, których nie masz.

9. Typowe błędy

Wybór tylko po wartości kontraktu
Ignorowanie kryteriów pozacenowych
Brak kalkulacji kosztów
Zbyt wiele jednoczesnych zgłoszeń

10. Narzędzia wspierające selekcję

Na platformach przetargowych:

używaj filtrów branżowych,
ustaw powiadomienia o nowych ogłoszeniach,
korzystaj z checklist wyboru przetargu.

11. Strategia udziału w przetargach

Dobór przetargów powinien być częścią planu biznesowego:

przygotuj plan roczny,
rozłóż kontrakty w czasie,
dywersyfikuj branże i regiony.

12. Studium przypadku

Firma IT zamiast ogólnopolskich kontraktów wybrała mniejsze przetargi w samorządach. Dzięki temu zdobyła referencje, zbudowała stałą bazę klientów i stopniowo zwiększyła skalę działalności.

FAQ

Czy mikrofirmy powinny startować w dużych przetargach? Nie zawsze – lepiej zacząć od mniejszych i budować doświadczenie.

Czy cena jest zawsze najważniejsza? Nie – liczy się też jakość, terminowość, serwis.

Jak uniknąć błędów przy wyborze? Analizuj wymagania formalne, koszty i terminy realizacji.

Czy warto startować w kilku przetargach naraz? Tak, o ile masz zasoby do ich realizacji.

Co jeśli spełniam prawie wszystkie warunki? Nie ryzykuj – oferta zostanie odrzucona. Lepiej wybrać inny przetarg.

Jak sprawdzić opłacalność? Zrób kalkulację kosztów i ryzyk przed decyzją.

Podsumowanie

Dobór przetargu to klucz do sukcesu. Wybieraj kontrakty:

dopasowane do Twoich możliwości,
opłacalne finansowo,
realistyczne czasowo,
od wiarygodnych zamawiających.

W przetargach sprawdza się zasada „mniej, a lepiej” – wybierz kilka właściwych zamiast startować we wszystkich.